Assetinformatie vormt zuurstof van onze organisatie
Veel organisaties willen zich ontwikkelen tot een puur assetmanagementbedrijf waarbij alle uitvoerende taken zijn uitbesteed. ProRail waagde deze stap al. De recente commotie rond het bedrijf laat zien dat het een lange weg is om volledig ‘in control’ te zijn. Jan Swier, adviseur assetmanagement bij ProRail, legt uit hoe zijn organisatie beslissende stappen vooruit heeft gezet.
Het is amper bij te houden. Treinen rijden af en aan bij Utrecht Centraal. Hét spoorknooppunt van Nederland verbindt miljoenen treinreizigers in hun reis door het land. Alles loopt. Hoewel, wat is dat klappende geluid op spoor 5 als er een trein voorbijraast? “De verbinding tussen twee spoorstaven ligt niet goed. Die ruimte moet worden opgevuld”, merkt Jan Swier op. “Voor nu kan het geen kwaad, maar op termijn treedt er wel slijtage op. Dat wil je voorkomen. Het is aan de aannemer om dat risico in te schatten en maatregelen te treffen.”
Koploper
Nederland is het enige land dat het uitvoerende spoorwegonderhoud heeft uitbesteed op basis van deze prestatiecontracten. Binnen deze contractvorm is de opdrachtnemer verantwoordelijk voor de prestaties van de railinfrastructuur in een gebied. Een constructie die bedacht werd nadat Railinfrabeheer (voorloper van ProRail) zich in de jaren negentig afsplitste van de Nederlandse Spoorwegen. Geen verkeerde keuze, want als het gaat om de prestaties van het spoornetwerk behoort ons land tot de top van Europa.
Al zag het daar in 1995 lang niet naar uit. “De omstandigheden waaronder Railinfrabeheer startte waren ongunstig. Alle uitvoerende taken waren uitbesteed. Wat overbleef was een managementorganisatie met enige technische kennis. Het managen van onderhoudscontracten, lifecycle-, prestatie- en risicomanagement waren technieken die we nog niet beheersten”, herinnert Jan zich.
Modern etiket
Voor ProRail het sein zich explicieter te richten op het managen van de life cyclekosten, prestaties en risico’s van de railinfrastructuur. “Als je het beheer en onderhoud uitbesteedt, moet je heel specifiek zijn in het specificeren en meten van de condities van die infrastructuur. Daarom zijn we alle informatie over kosten en prestaties en de manier waarop je die kan beïnvloeden gaan verzamelen. Al onz
e activiteiten en vaardigheden zijn ingericht om die aspecten optimaal te managen over de hele lifecycle, zodat we de langetermijndoelen van onze stakeholders realiseren”, legt Jan uit. “Sinds 2006 plakken we daar het moderne etiket assetmanagement op. Maar het is niets anders dan op een professionele manier aan beheer en onderhoud doen. Bij ons is deze werkwijze organisch gegroeid. Stap voor stap, met het doel het steeds beter te doen.”
Jan Swier, adviseur assetmanagement bij ProRail.
Vertrekpunt assetmanagement
De spoorinfrastructuurbeheerder transformeerde van een taakgericht naar een procesgericht bedrijf. “Bij al onze assets draait het om kosten, risico’s en prestaties. Stel je hebt op het spoor een afwijking van 1 mm. Als het spoor niet recht ligt, gaat de trein schudden en dat merkt de reiziger. Welke afwijking vinden we dan acceptabel? En wat zijn de kosten als we een machine niet één, maar twee keer in het jaar moeten inschakelen om dat spoor weer in goede positie te leggen? Als je die prestaties door onderhoudsactiviteiten wilt beïnvloeden, is het beheersen van het risico het vertrekpunt van professioneel assetmanagement”, meent Jan.
Geplette bladeren
Met die wetenschap kijkt ProRail ook naar de gladheid die geplette bladeren in de herfstperiode op het spoor veroorzaken. “Het doorglijden van een trein bij het remmen is een risico dat we moeten beheersen. Dat doen we op verschillende manieren. Met de laatste ontwikkeling, een lasertechniek, branden we de blaadjes weg. Ook informeren we machinisten over gladde sporen met de aanbeveling eerder te remmen.
“Dat zorgt wel voor vertraging. Bovendien vergen preventieve maatregelen investeringen die niet altijd het gewenste effect hebben? “Daarom is het voortdurend zoeken naar de beste balans tussen prestaties, risico’s en kosten. Dat is de kern van assetmanagement, waarbij de benodigde informatie de zuurstof van onze organisatie vormt.”
Technische parameters
ProRail bewaakt de technische conditie van het spoornetwerk op basis van technische parameters. Die zijn expliciet gemaakt in contractspecificaties voor de onderhoudsaannemer. “We bepalen de grenzen waar ze binnen moeten blijven. Het meten daarvan hebben we ook uitbesteed. In het begin had ik daarover mijn twijfels. Maar je merkt dat het kwaliteitsniveau bij zo’n externe partij hoog ligt. Het aanleveren van betrouwbare en informatieve kwaliteitsrapportages is immers hun reden van bestaan.”
Schwung
Gespecialiseerde bedrijven beoordelen de prestaties onder meer met de inzet van meettreinen. “Het is onvoorstelbaar hoeveel informatie je dan binnenkrijgt. We kunnen afwijkingen op het spoor en in de bovenleiding op millimeterniveau traceren.” Informatietechnologie speelt daarin een belangrijke rol. “Twintig jaar geleden gebeurde alles met de hand. Tegenwoordig wordt alle informatie digitaal vergaard en omgezet in informatieve grafieken. Dat geeft een enorme schwung aan de kwaliteitsbeheersing van onze infrastructuur en de keuze voor het juiste onderhoudsmoment.”
ProRail initieert het programma SpoorData. NL om assetinformatie via een portal toegankelijk te maken voor alle spelers in de spoorbranche. Onderdeel daarvan zijn de tekeningarchieven, statische assetinformatie en monitoringdata die worden gebruikt voor dashboards. “Zo kunnen spooraannemers en ingenieursbureaus als RPS alle relevante assetdata vinden en opslaan”, aldus Jan.
Nederland is het enige land dat het uitvoerende spoorwegonderhoud heeft uitbesteed op basis van deze Prestatiecontracten.
Beste van Europa
De inspanningen van ProRail op het gebied van assetmanagement beginnen vruchten af te werpen. Voor een organisatie die de ambitie heeft uitgesproken de beste railinframanager van Europa en toonaangevend in de wereld te willen zijn, is dit geen overbodige luxe. “Het afgelopen jaar hebben we voor het eerst een punctualiteit van meer dan 95 procent gehaald. Dan gaat het over treinen met minder dan vijf minuten vertraging. Zo goed hebben we nog nooit gepresteerd, terwijl het aantal treinen in twintig jaar tijd aanzienlijk is toegenomen”, stelt Jan met een trotse glimlach.
Alleen Zwitserland heeft met ruim 96 procent een beter resultaat. “Onze aannemers zijn steeds beter in staat te sturen op risico’s en de condities van het spoor. Ze doen alleen onderhoud als dat echt nodig is”, verklaart de adviseur assetmanagement de mooie cijfers.
Cultuurverandering
De prestaties van ProRail zijn over de grenzen niet onopgemerkt gebleven. Vorig jaar kwam een delegatie uit Japan over om kennis en ervaringen uit te wisselen over het spoorsysteem. Het beste spoorland ter wereld was net als veel Europese landen nieuwsgierig naar de werkwijze van ProRail. Al waarschuwt Jan voor kopiegedrag. “Soms krijg ik een verzoek te helpen bij het implementeren van assetmanagement om zo de kosten te kunnen verlagen en prestaties te verbeteren. Maar assetmanagement is geen truc of pilletje. Het is een verandering die de hele organisatie in haar kern raakt.”
Jan merkt binnen ProRail dat afdelingen onderling steeds meer verbonden raken. “Je ziet een projectmanager in dialoog gaan met een onderhoudsmanager. De verkeersleiding met de onderhoudsmedewerker. Risico’s slaan bruggen tussen mensen. Dat er een storing is bij een wissel zegt niet veel. Maar als je vertelt dat een blikseminslag de oorzaak was en er twintig treinen vertraagd zijn, wordt het onderling begrip beter.”
Uitdagende doelen
Wat kunnen bedrijven tot slot leren van de ontwikkelingsslag die ProRail met assetmanagement heeft gemaakt? “Ken de eisen en wensen van je stakeholders, stel uitdagende doelen en weet hoe de monteur die buiten kan realiseren”, doceert Jan. “Alles draait om betrokken mensen en informatie. Je kan beheer en onderhoud alleen managen als je het kan specificeren en meten. Een goede assetdatabase met statische en dynamische informatie is daarvoor onontbeerlijk. Wees bovendien niet bang om fouten te maken, daar leer je van. Iedere fout of storing is een kans om het beter te doen.”
Het bericht Assetinformatie vormt zuurstof van onze organisatie verscheen eerst op RPS.