‘In het verzamelen, beheren en analyseren van vastgoedinformatie is nog veel winst te halen’

‘In het verzamelen, beheren en analyseren van vastgoedinformatie is nog veel winst te halen’

Posted on in Nieuws

Hilde Benning (25) uit Capelle aan den IJssel is derdejaars student bij de opleiding Facility Management aan de Hogeschool Rotterdam. Tijdens een stage van vijf maanden bij RPS heeft ze onderzoek gedaan naar welke vastgoedinformatie essentieel is voor de strategische en tactische besluitvorming. In een vraag-antwoordgesprek gaan we met haar in op haar belangrijkste bevindingen.

Vastgoedinformatie is een breed begrip. Uit de praktijk blijkt dat het borgen van deze informatie een uitdaging is voor veel organisaties. Door de soms complexe vragen en opgaves waar vastgoedorganisaties voor staan, is specifieke en gerichte vastgoedinformatie nodig. Aan Hilde Benning de taak dat eens nader te onderzoeken.

Hoe ben je bij RPS terechtgekomen?

In het eerste jaar van mijn opleiding volgde ik een gastcollege van Lisenka Francooijs-Rook en Johan Smit (beiden werkzaam als respectievelijk adviseur en consultant binnen het vastgoedteam van RPS, red.).
Na het gastcollege van Lisenka en Johan wist ik al dat ik mijn derdejaars stage bij RPS wilde doen, omdat ik erg nieuwsgierig was naar een voor mij geheel nieuw vakgebied. Het leuke aan RPS vind ik de diversiteit in de verschillende vraagstukken en onderwerpen in relatie tot asset- en onderhoudsmanagement.

Hoe kijk je terug op je stage?

Als een heel leerzame periode. Het is heel waardevol dat collega’s je direct bij veel verschillende projecten betrekken, zoals een project rondom het structureren van vastgoedinformatie. Hier hebben we zelfs een vervolgopdracht voor gekregen, waar ik als projectmedewerker nog steeds bij aangesloten ben.
Verder hebben mijn collega’s mij laten zien hoe audits uitgevoerd worden en welke werkzaamheden hier zoal bij komen kijken. Ik heb niet alleen meegekeken bij de voorbereiding, maar heb ook de audits met de opdrachtgever mogen bijwonen. Zo heb ik de kans gekregen in gesprek te komen met opdrachtgevers.

Wat vond je van de wijze waarop je werd begeleid tijdens je stage?

Dat heb ik als zeer prettig ervaren. Ik heb voldoende ruimte gekregen om zelf op onderzoek te gaan en zelfstandig te werken. Bij vragen of om te sparren kon ik altijd bij Lisenka terecht.

RPS-artikel-hilde-benning-onderzoek-vastgoed
Hilde Benning (rechts) in gesprek met haar stagebegeleider Lisenka Francooijs-Rook.
En toen was er corona….

Ja, voor mijn stageperiode betekende dit dat afspraken met collega’s en interviews met externe respondenten vooral via Teams hebben plaatsgevonden. Op die manier bleef ik wel met ze in contact en zorgde ik er ook voor dat anderen op de hoogte waren van waar ik stond met mijn onderzoek.

Je hebt binnen de stage vooral te maken gehad met vastgoedinformatie. Welke onderdelen waren voor jou herkenbaar, omdat ze ook in je opleiding ter sprake zijn gekomen?

Vanuit mijn studie zijn er een aantal raakvlakken geweest met mijn onderzoek. Een van de overeenkomsten met mijn onderzoek is het uitvoeren van een project dat helemaal is gebaseerd op data. Alle beslissingen in dit project zijn op basis van beschikbare data gemaakt. Dus de data moest van goede kwaliteit zijn.

Het tweede raakvlak is het menselijke aspect. Dan gaat het om de werkwijzen en samenwerkingen tussen verschillende personen en teams binnen een organisatie. Deze twee onderwerpen zijn in de interviews regelmatig teruggekomen en meegenomen in het advies van het onderzoek.

Je hebt voor het uitvoeren van de stageopdracht een flink aantal klanten gesproken. Heb je een patroon in hun reacties gemerkt? Zo ja, welke?

Het terugkerend patroon is dat organisaties over heel veel data beschikken. Echter, zij beschikken vaak nog niet over de juiste werkwijzen en tools om deze data optimaal in te kunnen zetten op strategisch en tactisch niveau. De data is vaak versnipperd. Waarom? Het staat bijvoorbeeld in verschillende systemen. Er worden verschillende werkwijzen gehanteerd. De samenwerking is niet optimaal, of de informatie is gewoonweg niet up-to-date is.

Welke reactie is je het meeste bijgebleven?

Dat zijn vooral de besefmomenten van de respondenten tijdens het interview. Door onderwerpen rondom vastgoedinformatie te bespreken kwamen ze erachter dat er nog veel winst te behalen is in het verzamelen, beheren en analyseren van vastgoedinformatie.

Wat vond je de grootste uitdaging?

Uit de interviews met de respondenten bleek dat de vastgoedinformatie vaak nog onvoldoende geborgd is. Dat liep dus een beetje spaak met mijn onderzoeksvraag. Die was als volgt: ‘Welke vastgoedinformatie is noodzakelijk voor de strategische en tactische besluitvorming?’. Gevolg was dat de hoofdvraag lastiger beantwoord kon worden. Dus de grootste uitdaging was om de conclusie af te stemmen op de hoofd- en deelvragen en hier één geheel van te maken.

Je hebt deze uitkomsten van jouw onderzoek verwerkt in een rapport. Waar kunnen onze klanten hun voordeel mee doen?

Als blijkt dat verzamelen, beheren en analyseren van vastgoedinformatie onvoldoende is geborgd binnen organisaties en de gebruikte systemen, dan maakt dit het nemen van besluiten moeilijker. Het is dus van belang dat vastgoedinformatie compleet, actueel en werkbaar is.

De grootste uitdaging zit met name in het up-to-date houden van vastgoedinformatie. Bij voorkeur wordt alle vastgoedinformatie in één systeem geborgd welke toegankelijk is voor alle belanghebbenden. Het is belangrijk dat organisaties eenduidige werkprocessen hanteren waarbij verantwoordelijkheden voor iedereen duidelijk zijn. Op die manier kan ook de samenwerking geoptimaliseerd worden.

Bij grotere organisaties kan het helpen om één persoon verantwoordelijkheid te geven voor het beheer van vastgoedinformatie. Als de vastgoedinformatie op orde en betrouwbaar is, kan het een goede bijdrage leveren in het besluitvormingsproces.

Met welke uitkomsten kunnen wij verdere stappen zetten in het adviseren van onze opdrachtgevers in relatie tot vastgoedinformatie?

Het is van belang om eerst de pijnpunten voor het verzamelen, beheren en analyseren van vastgoedinformatie in kaart te brengen. Dit zou het vertrekpunt moeten zijn in de advisering. Vervolgens kan vastgoedinformatie gestructureerd worden. Hiervoor biedt VIEW, een online platform voor het ontsluiten, analyseren en beheren van vastgoedinformatie en documenten handvaten om vastgoedinformatie in te zetten in de besluitvorming. RPS is dat platform momenteel aan het ontwikkelen.

RPS-Hilde-Benning

Hilde Benning met de blik op het door RPS ontwikkelde VIEW dat handvatten geeft om vastgoedinformatie onder meer beter te structuren.

Wat zou je andere studenten die stage willen lopen bij een advies- en ingenieursbureau willen meegeven?

Ik zou ze mee willen geven de diversiteit in werkzaamheden/projecten te benutten door in de verschillende vakgebieden mee te kijken met collega’s. Het meekijken zorgt ervoor dat je inzicht krijgt in welke onderwerpen je interesses liggen. Tevens komt het regelmatig voor dat in projecten verschillende onderwerpen een rol spelen.

Je bent inmiddels, naast het afronden van je studie, ook als projectmedewerker bij ons in dienst gekomen. Wat ga je precies doen? En waar kijk je het meeste naar uit?

Als projectmedewerker ben ik onderdeel van diverse projecten en ondersteun collega’s waar nodig. Waar ik het meest naar uitkijk is dat ik veel kennis op kan doen door aan te haken bij diverse projecten. Veel aspecten van het vakgebied zijn nieuw, omdat dit niet in mijn studie terugkomt, kortom ik leer ontzettend veel!

Ga je in die functie ook nog iets doen met de uitkomsten uit je stageonderzoek?

Wat misschien nog wel leuk is om toe te voegen is dat mijn medestudent Sophie eerder dit jaar is gestart met een stageonderzoek dat verder gaat op mijn onderzoek. Dus dat wordt vervolgd.
De uitkomsten van mijn stageonderzoek zie ik terug in projecten waar ik nu onderdeel van ben. Al enige tijd ben ik onderdeel van een projectgroep waarbij wij vastgoedinformatie structureren en handvaten bieden om de kwaliteit te waarborgen. Tevens houd ik me sinds kort bezig met het visualiseren van data met Power BI. Deze tool maakt het mogelijk om data te koppelen en heldere inzichten te geven. Ik kijk er erg naar uit hier de komende tijd een bijdrage aan te leveren.

Over Facility Management
Facility Management is verantwoordelijk voor alle diensten en middelen (faciliteiten) binnen een organisatie die bijdragen aan het optimaal uitvoeren van het primaire proces. De dienstverlening is erop gericht dat medewerkers van de organisatie toegang hebben tot alle diensten en faciliteiten om het werk te kunnen verrichten. Facilitair kan echter opgedeeld worden in soft services (dienstverlening) en hard services (vastgoed, asset- en onderhoudsmanagement).

Veilige gebouwen en gezonde gebruikers

Duurzaam vastgoed dat voldoet aan wet- en regelgeving. Ondersteund door optimaal georganiseerde en uitgevoerde beheerprocessen. Met volledige en beschikbare informatie waarmee u gericht stuurt op functionaliteit, kwaliteit en financiën. RPS kan u hierin ondersteunen en helpen om het benodigde inzicht en overzicht te verkrijgen. Meer weten? Bekijk onze uitgebreide dienstenpagina over vastgoed.