Slagvaardiger aanbesteden van vastgoed
Van Covid-19 maatregelen tot de stikstofproblematiek. Opdrachtgevers moeten bij het aanbesteden van werken steeds slagvaardiger meebewegen om grip te krijgen én te houden op de maatschappelijke ontwikkelingen. Reden voor inkoopadviesbureau Goedemensen en RPS om samen de handschoen op te pakken. Wat is het geheim van die mix om tot succesvolle contracten te komen?
Voor medewerkers die zich bezighouden met het inkoop- en contractmanagement voor vastgoed zijn het uitdagende tijden. Nieuwe ontwikkelingen als pandemieën en klimaateisen volgen elkaar in rap tempo op. Neem alleen Covid-19 al, dat invloed heeft op de herinrichting van kantoren en ventilatiesystemen.
Als opdrachtgever moet je hierop kunnen anticiperen. De methode voor de selectie van aannemers en contractvormen waarin de samenwerking vorm krijgt, moet constant blijven. Dat vraagt om slagvaardigheid en innovatiekracht.
Gevangen in estafetteconstructie
Met de klassieke estafetteconstructie binnen de inkoop- en aanbestedingstrajecten lijkt dat streven steeds lastiger haalbaar. Traditioneel start het proces met een architect bij nieuwbouw of de assetmanagers bij bestaande bouw om er vervolgens een ingenieurs- en inkoopbureau bij te betrekken.
“Zo’n proces kan prima werken, maar zodra het spaak loopt, stapelen de problemen zich op”, ervaart Bas Bogaards, businessmanager Inkoop & Contractmanagement bij inkoopadviesbureau Goedemensen.
“Dan blijkt het resultaat niet aan te sluiten bij de verwachtingen en is er bijvoorbeeld niet ingekocht wat vooraf beoogd is. Ga je vervolgens weer andere partijen om je heen verzamelen. Intussen loopt de teller op als het gaat om tijd en geld”, vult collega Hein de Haan, Lead specialist werken, bij Goedemensen, aan.
Gap tussen ontwerp en uitvoering
Is het project uiteindelijk gerealiseerd, dan wacht alweer de volgende uitdaging: het contractmanagementdeel of de gebruiksfase. “De aannemers worden heel spaarzaam betrokken bij de inkooptrajecten”, vervolgt Hein.
“Partijen gaan vaak laat met elkaar in gesprek en nemen nauwelijks tijd om met elkaar te communiceren over kansen, risico’s en oplossingen. Dit leidt tot wijzigingen en geschillen ontstaan door onvoorziene risico’s en gaps tussen het ontwerp en de daadwerkelijke uitvoering”, aldus de Lead specialist.
Smart tenderen
De oplossing om tot succesvolle contracten te komen, ligt binnen handbereik. Hoe? Door kennis van het (inkoop)proces en contractmanagement van meet af aan te verbinden met de technische knowhow van een ingenieurs- en adviesbureau.
Hein legt uit: “Concreet betekent dit dat de opdrachtgever voor aanvang van het aanbestedingstraject met zowel Goedmensen als RPS al aan tafel zit. Hierbij is alles heel staccato ingericht. Je hebt bijvoorbeeld geen heidagen meer en er komt bijvoorbeeld nog geen architect of technisch manager aan te pas. We ondersteunen de opdrachtgever zelf. Van het blanco papier tot en met het managen van het uiteindelijke meerjarenonderhoudsplan.”
Hij vervolgt: “Dit betekent niet alleen dat je minder hoeft voor te bereiden aan de voorkant, maar ook scherper inschrijft. Want je laat een efficiënte en effectieve inkoop- en contractmanagementstrategie naadloos aansluiten op de benodigde technische specificaties.”
Zo blijft de opdrachtgever in een vroeg stadium niet alleen grip houden op het proces, maar krijgt hij ook direct zicht op het gewenste resultaat. We noemen dat ook wel smart tenderen.
Totaalconcept
Voorwaarde is wel dat je al in een vroeg stadium nadenkt over de exploitatie. Dit gaat vaak gepaard met een aanpak waarbij de inkoopstrategie die gestoeld zijn op geïntegreerde contracten. “Voor opdrachtgevers is dat best even wennen. Je maakt dezelfde belofte, maar neemt een korte afslag om tot hetzelfde of zelfs beter resultaat te komen”, stelt Rick Bergman, senior projectmanager bij RPS, voor zowel bestaande als nieuwbouw.
“De voordelen van smart tenderen komen overigens ook van pas bij het beheer en onderhoud”, vult zijn teamleider Maarten van Egmond van de tak huisvesting en vastgoed aan. “Binnen de functioneel aan te besteden geïntegreerde contracten is namelijk ook het onderhoudscomponent inbegrepen. Zo kopen we de voorbereiding, realisatie en het onderhoud in één keer in.”
Hein: “UAV-GC contracten vereisen andere inzichten en inspanningen van ingenieursbureaus qua functionele invulling en samenwerking. Zij moeten immers ook openstaan voor andere benaderingen en invalshoeken. RPS doet dat en heeft bovendien alle technisch benodigde kennis voor zowel bestaande als nieuwbouw onder één dak.”
“Voor het accepteren en toetsen van de geïntegreerde contracten is die technisch kennis een must. Daarmee vul je elkaar niet alleen aan de voorkant goed aan. Ook aan de achterkant komt dat weer terug. Want de opdrachtgever hoeft geen andere partij in te huren.”
Drie-eenheid met de klant
Maar hoe zit dat dan met het toepassen van een UAV-GC-contract als het gebouw er eenmaal staat? Deze contractvorm is toch primair bedoeld voor het realiseren daarvan. Bas legt uit dat dit wél kan en bewijst dit met niet de minste partijen.
Zo is het beheer en onderhoud van de assets van Schiphol in 2019 bijvoorbeeld ook op deze wijze aanbesteed. “Voor hen was het een behoorlijke sprong in het diepe, zeker als je sinds jaar en dag gewend bent alles conform de UAV-aannemersovereenkomsten te doen. Maar het bleek uiteindelijk wel een succes.”
Maarten: “Wat hielp is dat we elkaar al kenden van een project bij de gemeente Leiden. Goedemensen was aan de zijde van de gemeente betrokken bij de inkoopkant. Wij verzorgden het technische gedeelte. Alle bestaande vastgoed binnen de gemeente moest destijds aanbesteed worden. Zowel technisch als praktisch werkte onze aanpak ook hier in de uitvoering.”
Volgens de teamleider vastgoed is het hierbij belangrijk dat je de vraag achter de vraag goed in beeld krijgt. “Als je naar het contract als geheel kijkt en het slagen daarvan, dan gaat het niet alleen over de techniek, maar ook over de manier waarop. Weet je genoeg van elkaar? Als je een drie-eenheid met zo’n klant aangaat, merk je dat je zo’n proces aanzienlijk versnelt.”
Meer informatie
Duurzaam vastgoed dat voldoet aan wet- en regelgeving. Ondersteund door optimaal georganiseerde en uitgevoerde beheerprocessen. Met volledige en beschikbare informatie waarmee u gericht stuurt op functionaliteit, kwaliteit en financiën. Meer weten over hoe wij u daarbij kunnen ondersteunen? Bekijk onze uitgebreide dienstenpagina over vastgoed.
Het bericht Slagvaardiger aanbesteden van vastgoed verscheen eerst op RPS.