Werken en ontmoeten in eigentijdse, knusse ideeënfabriek
Het ideale kantoorgebouw heeft veel lichtinval, is ruim opgezet, biedt keuze uit verschillende soorten werkplekken, is duurzaam gebouwd en inspireert medewerkers om te ontdekken en ontmoeten. Maak kennis met deze hypermoderne, knusse ideeënfabriek van RPS in hartje Utrecht.
De zomervakantie is voor veel medewerkers de meest geliefde tijd van het jaar. Niet verwonderlijk. Je bent autonoom, vaker omringt door groen, veel buiten en ontmoet mensen in een prettige ambiance. Hoe mooi zou het zijn als je een dergelijke setting ook kan creëren op kantoor. Vakantiegevoel op het werk? Je zou het bijna denken als je het nieuwe pand van RPS in Utrecht binnentreedt.
Huiskamergevoel
Want als de receptioniste annex gastvrouw je naar de brasserie begeleidt voor een kop cappuccino met vers opgeschuimde melkkraag, merk je dat werken en ontmoeten hier geen alledaagse dimensie heeft. Buiten in de najaarszon keuvelen een medewerker en sollicitant op de aangrenzende vlonder over het weer. Met uitzicht op de waterplas waan je je voor even in een decor dat doet denken aan de sfeer van een havenpaviljoen.
Binnen neemt een adviseur met een klant een offerte door in het gemoedelijk werkcafé. Op de plaats van handeling geen ongezellig Tl-licht op witte, afgesloten muren, maar gezellige rieten stoelen en een lange houten tafel met fraai uitzicht over de natuurrijke omgeving.
In de brasserie klappen twee collega’s aan een soortgelijke tafel hun laptop dicht. Er staat een puur en onbewerkte lunch voor hen klaar. Hiervoor is een professionele cateraar ingehuurd die later dit jaar ondersteuning krijgt van enthousiaste medewerkers met een achterstand tot de arbeidsmarkt.
De geluidsabsorberende materialen aan het plafond zorgen in beide ruimten voor een akoestische oplossing die naadloos opgaat in het industriële interieur. Prettig omdat het de klanken in de ruimte dempt en daardoor minder kil aanvoelt. Dat doet het sowieso al niet. Want in alles merk je dat in deze ontmoetingsplekken het ‘huiskamergevoel’, de gastgerichtheid en gezonde keuzes centraal staan.
Voor elk wat wils
Voor wie liever de rust opzoekt, zijn er op de bovenverdiepingen plekken beschikbaar om alleen in een afgesloten ruimte te werken. Geluidsdicht, dus ideaal voor een conference-call. Liever samen of in grotere groepen brainstormen? Er is voor elk wat wils. Van een compacte vergaderkamer met loungebank tot ruime presentatie- en trainingsruimten. Moderne communicatietechnologie zorgt ervoor dat anderen moeiteloos vanaf andere locaties inbellen.
Verder is er ook aan kantoortijgers gedacht die meer aan de traditionele werkomstandigheden willen vasthouden. Er zijn ergonomische werkplekken waar je met maximaal acht personen bij elkaar kunt zitten. Imposante ramen met ruime lichtinval en uitzicht op het groen binnen en buiten zorgen voor een ware energiebooster. Aan de wanden prijken foto’s met impressies uit het werkveld.
La Place gevoel
Bij RPS stond afgelopen jaar alles in het teken van een zoektocht naar de best passende hybridewerken-oplossingen. Want wie aantrekkelijk wil zijn én blijven voor medewerkers en toekomstige aanwinsten moet mee met de wensen van deze tijd. Kantoren die zo zijn ingericht dat ze flexibiliteit, concentratie, welzijn en samenwerking ondersteunen, duiken steeds meer op. Een modern, doordacht ingericht en energiezuinig kantoor is immers een waar uithangbord voor je onderneming.
Vraag dat maar aan Coen Vrijland en David Gideonse. Beide operationeel directeuren stonden aan de basis van dit nieuwe visitekaartje van RPS aan de Ptolemaeuslaan in Utrecht. Binnen een jaar (!) werd er afscheid genomen van de donkere kantoorkolossen in Leerdam en Ouderkerk a/d Amstel en kwam er een eigentijds kantoorgebouw voor terug, dat de eerste sollicitanten al typeren als een moderne impressie uit een Google-boekje.
“Waar het bij een kantoor allemaal om draait is dat je je thuis voelt. Dat je de medewerkers écht wat biedt. Ik heb altijd gezegd dat je als bedrijf een soort La Place gevoel moet willen naleven. Met ruimtes waarin je je welkom voelt en die stimuleren om niet alleen samen te lachen, maar ook serieus te kunnen werken. Dat is de balans die we zochten in ons nieuwe onderkomen”, steekt Coen van wal.
Sfeer en beleving
Zeker in het huidige tijdperk waarin kantoorpanden steeds meer als ontmoetingsplekken worden gezien, zijn sfeer en beleving cruciaal. Voor David zit hem dat vooral in de vormen, kleurstelling en mate van afwerkingsniveau. Hip, smaakvol ingericht en onbetwist herkenbaar door de huisstijlelementen van de organisatie, die zowel qua kleur als vorm subtiel in het geheel zijn verwerkt.
“We hebben daarbij hulp gehad van een architect en dan zie je dat je de unieke vormen van het gebouw kunt versterken door gerichte keuzes te maken. Maar ook dat je op detailniveau bijvoorbeeld spitsvondig een deel van het bedrijfslogo kunt doorvoeren in de leuning van je stoelen en de plantenbakken.”
Coen knikt instemmend en voegt de brasserie toe als een van de belangrijkste aanjagers voor sfeer. “Je merkt het bij feestje van vrienden, dan wil tóch iedereen bij de keuken staan, want daar is het gezellig. Dat gevoel wil je hier ook bereiken.”
Tandem
De beide kartrekkers met elk hun eigen kwaliteiten en interessegebieden voelen zich van meet af aan thuis in hun rol. Coen als aanjager van het ontwerp en het creëren van sfeer met bijbehorende esthetische kenmerken. David als bewaker van het proces en budget. Die tandem bleek te werken. Want zij vonden elkaar blindelings in de technische uitdagingen waar zij voor stonden.
David: “Ik herinner me nog goed dat we de kleur van de vloerbedekking moesten uitzoeken. Sta ik met zo’n staal in mijn handen van ‘kijk deze vind ik wel mooi’. Dan is de hele projectgroep het er unaniem over eens dat niet die maar een andere het moet worden. ‘Ok, jongens. Prima, hoeveel kost die? Dan sluiten we deze discussie af. Haha…”
Bruisende studentenstad
Terug naar het begin. Want voor je de juiste vloerbedekking uitzoekt, gaat er natuurlijk een hele initiatiefase aan vooraf. Hoe pak je zo’n project aan? Hoe laat je de mensen optimaal functioneren? Wat zijn de projectrisico’s?
David legt uit: “Het begint met een stukje bewustwording dat je wellicht gaat verhuizen. We hebben verschillende scenario’s onder de loep genomen. Daarbij kijk je naar criteria zoals: het budget, de mate van duurzaamheid, het gewenste afwerkingsniveau en de wijze waarop je een kantoor wil inrichten. Uiteindelijk leidde dit tot de beslissing om de vestigingen in Leerdam en Ouderkerk a/d Amstel te verlaten.”
Volgens Coen was de keuze voor Utrecht als nieuwe vestigingsplaats vervolgens een logische stap. “Je maakt een move naar een bruisende stad met tal van hogescholen en universiteiten. In een gebied waar je gemiddeld genomen de hoogst opgeleide bevolking van Nederland tegenkomt. Als je dan ook nog een leegstaand pand aantreft dat goed bereikbaar is met het OV en via de snelweg, en dat voldoet aan een aantal specifieke eisen, dan valt alles hier op zijn plek. Voor ons is bijvoorbeeld de ruime opslagruimte in de kelder voor alle meetequipment een van de doorslaggevende punten geweest.”
Samen sterker
Keuze gemaakt. Tijd voor de inrichting. Er wordt een projectteam opgetuigd. David en Coen zitten al snel aan tafel met een externe adviseur die helpt met het opstellen van een businesscase. Een turn-key aannemer moet ervoor zorgen dat het project gebruiksklaar wordt opgeleverd.
“We hebben onze eindwens gedefinieerd en met een relatief kleine groep van experts naar de oplossing toegewerkt. Juist door het projectteam zo klein te houden met toegewijde partijen, werk je gericht toe naar een deadline om binnen het jaar operationeel te zijn in het nieuwe pand. En dat ondanks alle prijsstijgingen ook nog binnen budget, omdat je bewuster keuzes maakt in wat je wil bereiken”, weet David.
Bovenal staat of valt het succes van zo’n operatie natuurlijk bij de wens van de eindgebruiker. Hoe stel je die medewerkers centraal? Simpelweg door ze er van meet af aan bij te betrekken. Van de OR die meedacht met het ontwerp, het afwerkingsniveau en de keuze van de werkplekinrichting tot aan RPS Young dat een stevige vinger in de pap had bij bijvoorbeeld de keuze van de koffieautomaat.
Inloopmomentje
Voor specifieke expertise doet het projectteam een beroep op een van de tien breakoutgroepen. “Zoals voor de inrichting van het warehouse. Wat vinden de veldwerkers belangrijk om in zo’n opslagruimte terug te zien? Of voor alles op het IT-vlak. Wat zijn bijvoorbeeld de eisen die wij moeten stellen aan de datakabels die het pand ingaan?”, somt David een aantal issues op.
Verder krijgen alle medewerkers de kans tijdens inloopmomenten en een staff survey hun feedback of ideeën voor te leggen. “De uitkomsten daarvan hebben we gebruikt om bijvoorbeeld te toetsen dat een kantoortuin toch van het wensenlijstje afgeschreven kon worden“, zegt Coen, voor wie dat ook weer niet als een verrassing kwam. “Als je dagelijks op de werkvloer loopt, weet je dat de mensen het liefste werken op een kamer tussen de vier en acht personen. Dat het geen kantoortuin moet zijn, maar ook geen hokjes met gesloten deuren. Die informatie neem je mee.”
Van zonnepaneel tot laadpaal
Voor de jongere generatie van RPS staat duurzaamheid hoog op de agenda. Logisch, want niet alleen de klimaatcrisis regeert, ook kom je bij een opdrachtgever net wat steviger binnen als je ze binnen projecten op dit thema adviseert en zelf kan schermen met een thuisbasis wat tot de meest energiezuinige in zijn soort behoort. “Dit pand heeft momenteel een A-label en wordt opnieuw geaudit voor een A+ label. Er liggen 130 zonnepanelen op het dak. Overal zijn waterbesparende maatregelen doorgevoerd en waar mogelijk is tijdens de uitvoering circulair gewerkt”, somt Coen trots wat bewijsmateriaal op.
Een blik naar buiten leert verder dat er een directe snelbusverbinding is naar Utrecht Centraal en elektrische rijders met 18 laadpalen op de parking niet snel misgrijpen op de benodigde kWh’s. Op termijn komt hier ook nog een vloot aan elektrische fietsen bij te staan om je makkelijk te verplaatsen voor de relatief kortere ritten. Ideaal voor een bezoek aan vaste opdrachtgevers als Provincie Utrecht, Rijkswaterstaat, Gasunie en de gemeenten Utrecht en Gooise Meren die zich praktisch om de hoek bevinden.
Slimmer samenwerken
Al verwelkom je die partijen nu natuurlijk maar al te graag in je eigen domein. Want, wat te denken van de hypermoderne presentatieruimte op de begane grond. Ruim twintig personen kunnen er plaats nemen op knusse paarse en zwarte kussen, in een setting die doet denken aan een minibioscoop. Zij kijken uit op een interactief digibord van 80 inch. In het plafond hangt een camera met speakers. Zo kunnen de presentaties ook live online gevolgd worden.
“Er zijn al diverse trainingssessies met opdrachtgevers geboekt. Maar waar ik ook naar uitkijk is om hier schoolklassen te ontvangen en de leerlingen met dit soort moderne presentatietechnieken enthousiast te maken voor het vak”, mijmert Coen alvast over de toekomst.
Plug-and-play
Voor wie hybride wil vergaderen zijn de interactieve digiborden, in kleiner formaat, overigens ook terug te vinden in de vergaderkamers. Er is een cameravolgsysteem, waarmee je optimaal hybride vergadert en waarbij je wordt ingezoomd als je aan het woord bent. Compleet met goede akoestiek en plug-and-play, zodat je ongeacht een Android- of Appletoestel meteen gekoppeld bent aan de toepassingen.
Want slim samenwerken, ontmoeten, kennisdelen en ontwikkelen op afstand zijn kortom een must voor de moderne medewerker. De voorwaarden hiervoor zijn gecreëerd. Nu is het aan hen om het optimaal uit te nutten. Tot de volgende vakantieperiode aanbreekt.
Wil jij ook in dit toffe kantoor werken?
We hebben nog een aantal leuke en uitdagende functies voor je beschikbaar op diverse gebieden. Neem eens een kijkje op onze vacaturepagina en wie weet begroeten we je binnenkort met een verse cappuccino.
Het bericht Werken en ontmoeten in eigentijdse, knusse ideeënfabriek verscheen eerst op RPS.