Staf

Secretaresse

Part Time

Je bent een representatieve, secretariële/administratieve duizendpoot, de spil van én het visitekaartje voor RPS. Flexibel, enthousiast, behulpzaam maar ook zakelijk, het zijn eigenschappen die een tweede natuur van je zijn. Je werkt nauw samen met je collega’s. Het is hectisch, iedereen vraagt iets van je, maar dat zie jij als uitdaging. Je bewaart de rust, blijft toegankelijk en handelt zaken nauwkeurig en vriendelijk af.

Herken jij jezelf in dit profiel, lees dan snel verder en wie weet werk je binnenkort bij RPS!

Een greep uit jouw dag

Je start de dag met een lach! De dag van een secretaresse is namelijk nooit hetzelfde. Als je net wilt beginnen aan het nakijken van een offerte, staat de teamleider aan je bureau met de vraag of je zijn afspraak van 13.00 uur kunt verzetten. Je schakelt direct, belt de klant op en verzet de afspraak. Je pakt je nakijk-klus weer op en zorgt ervoor dat de offerte gecorrigeerd is en dat de klant de offerte per mail van jou of de projectleider ontvangt. De directeur komt bij je binnenlopen met de vraag of je een bijeenkomst voor de teamleiders wilt regelen. Eerst de locatie op beschikbaarheid checken. De locatie is nog vrij en je zet deze in optie, totdat alle formaliteiten zijn geregeld.  Je zorgt ervoor dat de collega’s per mail worden uitgenodigd en houdt de aan- en afmeldingen nauwkeurig bij. Daarnaast onderhoud je contacten met eventuele leveranciers om ervoor te zorgen dat de geplande bijeenkomst naar behoren verloopt.

Nadat je dit hebt geregeld vindt er een teamoverleg plaats. Dit overleg moet genotuleerd worden, aan jou de taak om ervoor te zorgen dat er een kort, maar duidelijk verslag gemaakt wordt inclusief actiepunten. Na je overleg belt de receptioniste je met de vraag of je haar kunt vervangen bij de receptie, ook voor jou is dit geen struikelblok, je pakt je spullen en zorgt ervoor dat de receptie bemand is. Ook tijdens ziekte en vakantie van de receptioniste vind jij het geen probleem om haar te vervangen.

Notuleren bij een projectoverleg, het redigeren en corrigeren van rapportages/offertes, het verzorgen van de bijbehorende correspondentie, je vindt het allemaal leuk om te doen! Naast het controleren van rapportages/offertes en het verzorgen van correspondentie, speel je ook een belangrijke rol voor de teamleider. Aan jou de taak om ervoor te zorgen dat je hem/haar ondersteunt in de dagelijkse werkzaamheden. Denk hierbij aan het inplannen en maken van interne/externe afspraken en het bijhouden van de mailbox.

Aan het eind van de dag ga je met een goed gevoel naar huis, met de vraag wat er morgen allemaal komen gaat!

Wie ben je

Je bent een accuraat persoon die een aanvulling is voor het secretariaat, een ondersteuning is voor onze teamleiders/projectleiders/projectmanagers, maar vooral iemand die enthousiast is! Jouw kracht ligt voornamelijk op het netjes afhandelen van je werk, behulpzaam zijn richting je collega’s, het regelen van zaken en het uitstralen van je enthousiasme. Samen met de secretaresses vormen jullie een team voor je collega’s en zorgen ervoor dat alles op rolletjes verloopt.

Wij vragen & jouw achtergrond

  • minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau
  • je hebt een afgeronde secretariële opleiding
  • uitstekende beheersing van de Nederlandse taal op het gebied van spelling, grammatica en stijl.
  • Het beheersen van de Engelse taal in woord en geschrift is een pré
  • uitstekende communicatieve vaardigheden
  • je bent zelfstandig, accuraat en stressbestendig
  • je bewaakt de kwaliteit en deadlines
  • je beheerst het systeem MS Office (Word, Excel en PowerPoint)

Dit krijg je van ons inclusief een warm welkom

  • iedere maand een goed salaris, afhankelijk van kennis & ervaring
  • telefoon en laptop regelen wij. Deze heb jij standaard bij je!
  • afwisselend werk, geloof ons: geen dag is hetzelfde
  • flexibele werktijden
  • genoeg vakantiedagen, als je belooft terug te komen
  • een uitstekende werksfeer en professionele collega’s zijn de kers op de taart
  • mooi extraatje: het aankopen van aandelen waarmee je kan deelnemen aan het RPS participatieplan.

Solliciteren kan direct via de website of door een mail te sturen naar rpsnl.recruitment@gmail.com.

Heb je vragen over deze functie neem dan contact op met Heidi van de Haar.

HR adviseur RPS - Heidi van de Haar

Heidi van de Haar

HR-Adviseur

recruitment@rps.nl

088-9904800